Το Πανεπιστήμιο Κύπρου, ως Οργανισμός Δημοσίου Δικαίου, προβαίνει στην ανάθεση δημοσίων συμβάσεων (αγαθά, έργα και υπηρεσίες) σύμφωνα με τις πρόνοιες των ακόλουθων Νόμων και Κανονισμών, οι οποίοι είναι σε πλήρη συμμόρφωση με την Ευρωπαϊκή Οδηγία 2014/24/EC: 
 
  
  
The University of Cyprus, being a Public Corporate Body, proceeds with the award of public contracts (goods, works and services) in accordance with the provisions of the following Laws and Regulations, which are in full compliance with European Directive 2014/24/EC:
 
1. Τον περί της ρύθμισης των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων και για συναφή θέμα νόμο 73(Ι)/2016
 
2. Τον περί των διαδικασιών προσφυγής στον τομέα της σύναψη των δημοσίων συμβάσεων νόμο 104(Ι)/2010
 
3. Τους περί του συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών, έργων και υπηρεσιών (Οργανισμοί Δημοσίου Δικαίου και Κοινότητες) κανονισμούς ΚΔΠ 242/2012
 
 
4. Τους περί της διαχείρισης της εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων και των διαδικασιών αποκλεισμού των οικονομικών φορέων από διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων κανονισμούς ΚΔΠ 138/2016.
 
 
 
1. Law 73(I)/2016 on the coordination of procedures for the award of public contracts and relevant matters
 
2. Law 104(I)/2010 on the procedure for filing a recourse on matters related to the award of public contracts
 
3. Regulation KDP 242/2012 on the coordination of procedures for the award of public supply contracts, public works contracts and public service contracts (Public Corporate Bodies and Communities)
 
4. Regulation KDP 138/2016 on the management of the performance of public contracts and the exclusion of economic operators from participating in public procurement procedures.
 
Οι πιο πάνω νόμοι και κανονισμοί συμπληρώνονται από πολιτικές και διαδικασίες του Πανεπιστημίου, τις οποίες το ακαδημαϊκό και διοικητικό προσωπικό του πανεπιστημίου είναι υποχρεωμένο να εφαρμόζει και να ακολουθεί.
 
   
The above laws and regulations are complemented by procurement policies and procedures of the University, which the academic and administrative staff of the university are obliged to apply and follow.
 
Υπό την προϋπόθεση ότι κανένα σχέδιο αγοράς δεν επιτρέπεται κατατέμνεται με σκοπό την αποφυγή της επιλογής και εφαρμογής της κατάλληλης διαδικασίας προσφορών, ισχύουν οι ακόλουθες διαδικασίες αγορών αγαθών και υπηρεσιών:
 
   
Under the condition that no required purchase of a certain quantity of supplies and/or services may be subdivided to avoid selecting and applying the proper tender procedure, the following procedures are applicable for the purchase of goods and services:
 
1. Αγορές με εκτιμώμενη συνολική αξία που δεν υπερβαίνει τις €2.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για αγαθά και έργα και τις €5.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για υπηρεσίες, εξαιρούνται από το νόμο σύναψης δημοσίων συμβάσεων και επιτρέπεται να γίνονται με απευθείας ανάθεση. Ο αναμενόμενος χρόνος για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, εξαιρουμένου του χρόνου συγγραφής των προδιαγραφών και του χρόνου παράδοσης, είναι 1-2 ημέρες.
 
 
 
1. Purchases having a total value not exceeding €2.000 (excluding VAT) for goods and works and €5.000 (excluding VAT) for services are excluded from the public procurement law and may be carried out by direct awards. The expected time for the completion of this procedure, excluding time required for specifiacation writing and delivery, is 1-2 days.
 
2. Για αγορές με εκτιμώμενη συνολική αξία που δεν υπερβαίνει τις €15.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για αγαθά και έργα και τις €25.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για υπηρεσίες, ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει τουλάχιστον τρεις προσφορές μέσω την ανταλλαγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ετοιμάζει έκθεση αξιολόγησης, η οποία εγκρίνεται από τον Υπεύθυνο του Τομέα Συμβάσεων και Αγορών. Ο αναμενόμενος χρόνος για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, εξαιρουμένου του χρόνου συγγραφής των προδιαγραφών και του χρόνου παράδοσης, είναι 2 - 5 ημέρες.
 
   
2. For Purchases having a total value not exceeding €15.000 (excluding VAT) for goods and works and €25.000 (excluding VAT) for services, the contract owner receives at least three tenders by email and prepares an evaluation report, which is approved by the Head of Procurement. The expected time for the completion of this procedure, excluding time required for specifiacation writing and delivery, is 2 - 5 days.
 
3. Για αγορές με εκτιμώμενη συνολική αξία που δεν υπερβαίνει τις €50.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για αγαθά και έργα και τις €80.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για υπηρεσίες, ακολουθείται η συνοπτική διαδικασία προσφορών. Συστήνεται επιτροπή προδιαγραφών για την ετοιμασία των εγγράφων του διαγωνισμού, τα οποία αποστέλλονται σε τουλάχιστον τέσσερις προεπιλεγμένους οικονομικούς φορείς. Οι προσφορές υποβάλλονται σφραγισμένες και ανοίγονται από εξουσιοδοτημένη επιτροπή μετά τη λήξη της προθεσμίας για την υποβολή των προσφορών. Οι υποβληθείσες προσφορές παραδίνονται στην επιτροπή αξιολόγησης, η οποία αποτελείται από τουλάχιστον τρία άτομα. Η επιτροπή αξιολόγησης προχωρά στην αξιολόγηση των προσφορών και ετοιμάζει σχετική έκθεση αξιολόγησης την οποία υποβάλλει στο Συμβούλιο Προσφορών για έγκριση. Μετά την έγκριση της έκθεσης αξιολόγησης, ο Τομέας Συμβάσεων και Αγορών γνωστοποιεί το αποτέλεσμα του διαγωνισμού στους προσφέροντες και προχωρά στην υπογραφή των σχετικών συμβολαίων. Ο αναμενόμενος χρόνος για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, εξαιρουμένου του χρόνου συγγραφής των προδιαγραφών και του χρόνου παράδοσης, είναι 1 – 2 μήνες.
 
 
 
3. For Purchases having a total value not exceeding €50.000 (excluding VAT) for goods and works and €80.000 (excluding VAT) for services, the simplified tender procedure is followed. A specifications committee is appointed for the preparation of the tender documents, which are sent to at least four preselected economic operators. The tender proposals are submitted in sealed envelopes and are opened by an authorized committee after the expiry of the deadline for the submission of tenders. The submitted tender proposals are handed over to the evaluation committee, which consists of the at least three persons. The Evaluation Committee proceeds with the evaluation of the tender proposals and prepares an evaluation report which is submitted to the Tender Board for approval. After the approval of the evaluation report, the Procurement Sector communicates the decision of the Tender Board to all tenderers and proceeds with the signature of the contracts. The expected time for the completion of this procedure, excluding time required for specifiacation writing and delivery, is 1 – 2 months.
 
4. Για αγορές με εκτιμώμενη συνολική αξία που υπερβαίνει τις €50.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για αγαθά και έργα και τις €80.000 (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) για υπηρεσίες, ακολουθείται η ανοικτή ή κλειστή διαδικασία προσφορών. Συστήνεται επιτροπή προδιαγραφών για την ετοιμασία των εγγράφων του διαγωνισμού και τη δημοσίευση της προκήρυξης του διαγωνισμού και των σχετικών εγγράφων στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων (e-Procurement). Για συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων δεν υπερβαίνει τα κατώτατα όρια που καθορίζονται στην Οδηγία, η προκήρυξη του διαγωνισμού δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Κυπριακής Δημοκρατίας και για συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων υπερβαίνει τα κατώτατα όρια, η προκήρυξη του διαγωνισμού δημοσιεύεται επιπρόσθετα στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι προσφορές υποβάλλονται είτε ηλεκτρονικά, μέσω του συστήματος e-Procurement, είτε σε έντυπη μορφή και ανοίγονται από εξουσιοδοτημένη επιτροπή μετά τη λήξη της προθεσμίας για την υποβολή των προσφορών. Οι υποβληθείσες προσφορές παραδίνονται στην επιτροπή αξιολόγησης, η οποία αποτελείται από τουλάχιστον τρία άτομα. Η επιτροπή αξιολόγησης προχωρά στην αξιολόγηση των προσφορών και ετοιμάζει σχετική έκθεση αξιολόγησης την οποία υποβάλλει στο Συμβούλιο Προσφορών για έγκριση. Μετά την έγκριση της έκθεσης αξιολόγησης, ο Τομέας Συμβάσεων και Αγορών γνωστοποιεί το αποτέλεσμα του διαγωνισμού στους προσφέροντες και εφόσον η 15-μερη περίοδος αναμονής, όπου εφαρμόζεται, παρέλθει άπρακτη χωρίς να ασκηθεί προσφυγή στην Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών από οποιοδήποτε οικονομικό φορέα, ο Τομέας Συμβάσεων και Αγορών προχωρά στην υπογραφή των σχετικών συμβολαίων. Ο αναμενόμενος χρόνος για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, εξαιρουμένου του χρόνου συγγραφής των προδιαγραφών και του χρόνου παράδοσης, είναι 3 – 4 μήνες.
 
 
 
4. For purchases having a total value exceeding €50.000 (excluding VAT) for goods and works and €80.000 (excluding VAT) for services, the open or restricted procedures are followed. A specifications committee is appointed for the preparation of the tender documents and the publication of the contract notice and the relevant tender documents in the e-Procurement System. For contracts not exceeding the EU thresholds the Contract Notice is published in Official Journal of the Republic of Cyprus and for contracts exceeding the EU thresholds the Contract Notice is also published in the Official Journal of the European Union. The tender proposals are submitted either electronically through the e-Procurement System or in printed form and are opened by an authorized committee after the expiry of the deadline for the submission of tenders. The submitted tender proposals are handed over to the evaluation committee, which consists of the at least three persons. The Evaluation Committee proceeds with the evaluation of the tender proposals and prepares an evaluation report which is submitted to the Tender Board for approval. After the approval of the evaluation report the Procurement Sector communicates the decision of the Tender Board to all tenderers and after the 15-day stand still period, where applicable, expires without a recourse being filed at the Tenders Review Authority, the Procurement Sector proceeds with the signature of the contract. The expected time for the completion of this procedure, excluding time required for specifiacation writing and delivery, is 3 – 4 months.
 
5. Για ορισμένες αγορές δύναται να χρησιμοποιείται η διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη δημοσίευση νοουμένου ότι ισχύει μία από τις προϋποθέσεις του άρθρου 32 της Ευρωπαϊκής Οδηγίας 2014/24/EC. Ο Ιδιοκτήτης εξασφαλίζει έγκριση για χρησιμοποίηση της διαδικασίας με διαπραγμάτευση και τότε, ανάλογα με την εκτιμώμενη αξία της σύμβασης, ακολουθείται μια από τις διαδικασίες που περιγράφονται στα σημεία 2 και 3 πιο πάνω, ανάλογα με την εκτιμώμενη αξία της σύμβασης και λαμβανομένου υπόψη του αριθμού των οικονομικών φορέων που συμμετέχουν στη διαδικασία με διαπραγμάτευση. Ο αναμενόμενος χρόνος ολοκλήρωσης της διαδικασίας, εξαιρουμένου του χρόνου συγγραφής των προδιαγραφών και του χρόνου παράδοσης, είναι ο ίδιος με αυτόν που αναφέρεται στα σημεία 2 και 3 πιο πάνω.
 
   
5. For some purchases the negotiated tender procedure is used when it can be demonstrated that one of the conditions stated in article 32 of the EU Procurement Directive 2014/24/EC is applicable. The contract owner receives approval for using the negotiated tender procedure and then, depending on the expected contract value, one of the procedures described in points 2 and 3 above is followed taking into account the number of economic operators that were approved to participate in the negotiated tender procedure. The expected time for the completion of this procedure, excluding time required for specifiacation writing and delivery, is as stated in points 2 and 3 above.
 
6. Νοείται ότι όπου υπάρχει συμφωνία πλαίσιο που είναι σε ισχύ και η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί από ενδιαφερόμενο αγοραστή, τότε ο ενδιαφερόμενος αγοραστής πραγματοποιεί τη σχετική αγορά μέσω της εν λόγω συμφωνίας πλαίσιο.
 
 
 
6. It is understood that wherever there is a valid framework agreement that can be used by an interested buyer, then the interested buyer carries out the relevant purchase through the said framework agreement.
 
Περισσότερη πληροφόρησης αναφορικά με το το νομικό πλαίσιο, τις διαδικασίες προσφορών, τα σχετικά έντυπα, τα υποδείγματα εγγράφων διαγωνισμού και άλλες πληροφορίες σχετικά με τη διενέργεια διαγωνισμών υπάρχει και είναι διαθέσιμη σε κάθε ενδιαφερόμενο στην ιστοσελίδα του Τομέα Συμβάσεων και Αγορών.
 
 
 
Further information (in Greek) regarding the legal framework, the tender procedures, the tender forms, the sample tender documents, and other information relevant to the procurement of goods and services may be found at the web site of the Procurement Sector.
 

 

Κάθε ενδιαφερόμενος που προτίθεται να προβεί στην αγορά αγαθών, υπηρεσιών ή έργων θα πρέπει να πρώτα να επιλέξει την κατάλληλη διαδικασία διενέργειας του σχετικού διαγωνισμού με βάση το Διάγραμμα Επιλογής Διαδικασίας Σύναψης Σύμβασης που υπάρχει στον ιστότοπο του ΤΣΑ κάτω από την κατηγορία «Διαδικασίες». Αφού επιλέξει την κατάλληλη για την περίπτωσή του διαδικασία, θα πρέπει να ακολουθήσει τα βήματα της επιλεγείσας διαδικασίας, όπως αυτά καταγράφονται στο αντίστοιχο έγγραφο που επίσης υπάρχει στον ιστότοπο του ΤΣΑ κάτω από την κατηγορία «Διαδικασίες».

Κατά τη διενέργεια διαγωνισμών που οδηγούν στη σύναψη συμβάσεων οι εμπλεκόμενοι πρέπει να λαμβάνουν υπόψη και να τηρούν τις ακόλουθες κατευθυντήριες γραμμές:
 
1. Αντικειμενική περιγραφή των ζητούμενων υπηρεσιών / προϊόντων:
 
Είναι σημαντικό, στην περίπτωση διαγωνισμών στους οποίους δεν καλείται να συμμετάσχει συγκεκριμένος οικονομικός φορέας, οι τεχνικές προδιαγραφές αλλά και οι άλλες απαιτήσεις που περιλαμβάνονται στα έγγραφα διαγωνισμών να διατυπώνονται με τρόπο που να διασφαλίζεται η ανάπτυξη υγιούς ανταγωνισμού. Οι προδιαγραφές και οι άλλες απαιτήσεις δεν πρέπει να φωτογραφίζουν ούτε συγκεκριμένους προμηθευτές ούτε προϊόντα συγκεκριμένων κατασκευαστών.
 
Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία:
 
i. Οι τεχνικές προδιαγραφές πρέπει να εξασφαλίζουν ισότιμη πρόσβαση των οικονομικών φορέων στη διαδικασία σύναψης σύμβασης και δεν πρέπει να έχουν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία αδικαιολόγητων εμποδίων στο άνοιγμα της σύμβασης στον ανταγωνισμό.
 
ii. Στις περιπτώσεις που στις τεχνικές προδιαγραφές περιλαμβάνονται παραπομπές σε Διεθνή, Ευρωπαϊκά ή Εθνικά Πρότυπα, σε Ευρωπαϊκές ή Εθνικές Τεχνικές Εγκρίσεις ή σε Κοινές ή Εθνικές Τεχνικές Προδιαγραφές, κλπ, κάθε τέτοια παραπομπή πρέπει να συνοδεύεται από την μνεία «ή ισοδύναμο».
 
iii. Οι τεχνικές προδιαγραφές, εκτός εάν αυτό δικαιολογείται από το αντικείμενο της σύμβασης, δεν μπορούν να περιέχουν μνεία συγκεκριμένης κατασκευής ή προέλευσης ή ιδιαίτερης μεθόδου κατασκευής, που να χαρακτηρίζει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που παρέχονται από συγκεκριμένο οικονομικό φορέα, ούτε εμπορικού σήματος, διπλώματος ευρεσιτεχνίας, τύπου ή συγκεκριμένης καταγωγής ή παραγωγής που θα είχε ως αποτέλεσμα να ευνοούνται ή να αποκλείονται ορισμένες επιχειρήσεις ή ορισμένα προϊόντα. Η εν λόγω μνεία επιτρέπεται, κατ' εξαίρεση, όταν δεν είναι δυνατόν να γίνει αρκούντως ακριβής και κατανοητή περιγραφή του αντικειμένου της σύμβασης, υπό την προϋπόθεση ότι συνοδεύεται από τον όρο «ή ισοδύναμο».
 
2. Ανεξαρτησία προεπιλεγέντων οικονομικών φορέων:
 
Στις περιπτώσεις διαγωνισμών που πρόκειται να διενεργηθούν είτε με συνοπτική διαδικασία είτε με τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης χωρίς δημοσίευση προκήρυξης διαγωνισμού, όπου γίνεται προεπιλογή των οικονομικών φορέων που θα κληθούν να συμμετάσχουν στο διαγωνισμό, ο Ιδιοκτήτης του Έργου θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τηρούνται τα ακόλουθα:
 
i. Ο ίδιος δεν πρέπει να έχει οποιοδήποτε οικονομικό ή άλλο συμφέρον, άμεσο ή έμμεσο, σε σχέση με το διαγωνισμό ούτε να έχει οποιαδήποτε ιδιάζουσα σχέση ή οποιαδήποτε εξ' αίματος ή εξ' αγχιστείας συγγένεια μέχρι τέταρτου βαθμού με οποιοδήποτε πρόσωπο που έχει πρόδηλο οικονομικό ή άλλο συμφέρον από την ανάθεση της σύμβασης.
 
ii. Οι επιλεγέντες οικονομικοί φορείς πρέπει να είναι ανεξάρτητοι μεταξύ τους και να μην έχει οποιοσδήποτε από αυτούς οποιοδήποτε οικονομικό ή άλλο συμφέρον σε οποιοδήποτε άλλο προεπιλεγέντα οικονομικό φορέα.
 
3. Τήρηση των νενομισμένων διαδικασιών και Αποφυγή Κατάτμησης Αγορών:
 
Η ισχύουσα νομοθεσία πρέπει να τηρείται σε όλες τις περιπτώσεις, χωρίς εξαιρέσεις, ανεξάρτητα από την αξία της σχετικής σύμβασης/αγοράς. Επισημαίνεται ότι, κανένα σχέδιο σύμβασης δεν επιτρέπεται να κατατέμνεται με σκοπό την αποφυγή εφαρμογής των προβλεπόμενων από το Νόμο διαδικασιών που ισχύουν με βάση την εκτιμώμενη αξία του εν λόγω σχεδίου σύμβασης.
 
Η τήρηση των νενομισμένων διαδικασιών από όλους του εμπλεκόμενους διασφαλίζει τόσο την ίση μεταχείριση και προστασία των ενδιαφερόμενων οικονομικών φορέων όσο και τη νομιμότητα των πράξεων της Αναθέτουσας Αρχής και κατ' επέκταση την προστασία της ίδιας αλλά και των εμπλεκόμενων λειτουργών της από τη λήψη μέτρων εναντίον τους.
 
4. Ευσυνείδητη και Αμερόληπτη Εκτέλεση Καθηκόντων
 
Όλοι οι εμπλεκόμενοι στη διαδικασία προκήρυξης και ανάθεσης διαγωνισμών πρέπει να εκτελούν τα καθήκοντά τους με ευσυνειδησία και αμεροληψία, χωρίς να προβαίνουν με τις ενέργειες τους στην εύνοια ή αδικία οποιουδήποτε οικονομικού φορέα.
 
Το Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας αναγνωρίζοντας τη σημαντικότητα των ευθυνών και υποχρεώσεων όσων συμμετέχουν στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, προχώρησε στην κατάρτιση σχετικού Εθνικού Κώδικα Δεοντολογίας, όπου καθορίζονται οι αρχές που πρέπει να τηρούνται και να υιοθετούνται από τους λειτουργούς και τους κατέχοντες δημόσιο αξίωμα που συμμετέχουν στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα.
 
Τόσο ο Υπεύθυνος του ΤΣΑ όσο και το προσωπικό του ΤΣΑ είναι πάντοτε στη διάθεση κάθε ενδιαφερόμενου για να παρέχουν καθοδήγηση και κάθε δυνατή βοήθεια ώστε οι διαδικασίες σύναψης συμβάσεων να εφαρμόζονται χωρίς αχρείαστες καθυστερήσεις και πάντοτε μέσα στα πλαίσια της ισχύουσας νομοθεσίας.
 
 
Άδωνης Μακρίδης
Υπεύθυνος Τομέα Συμβάσεων και Αγορών